ZARZĄDZENIE Nr 24/2025

Dyrektora Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego

1. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku

z dnia 24 czerwca 2025 r.

w sprawie: wprowadzenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych” w Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku

Na podstawie art. 24  ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r., poz. 928) oraz § 17 ust.1 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego im. prof. Tadeusza Bilikiewicza
w Gdańsku zarządza się, co następuje:

• 1

1. W Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku, zwanym dalej „WSP”, wprowadza się „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”, zwaną dalej „Procedurą”, stanowiącą załącznik do niniejszego  Zarządzenia.

2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia uchyla się w całości „Politykę ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa” wprowadzoną do stosowania Zarządzeniem nr 72/2021 Dyrektora Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego z dnia 14 grudnia 2021 r.

• 2

1. Kierownicy komórek organizacyjnych WSP są obowiązani do zapoznania podległych im pracowników
   z treścią Procedury.
2. O obowiązywaniu niniejszej Procedury Dział Kadr i Płac Szpitala ma obowiązek poinformować każdorazowo osobę ubiegającą się o świadczenie pracy o której mowa w art. 4 Ustawy.

• 3

Powołuje się Panią Patrycję Wojciechowicz – Asystentkę Zarządu na stanowisko Przyjmującego zgłoszenia naruszeń oraz upoważnia do realizacji zadań przypisanych Przyjmującemu zgłoszenie postanowieniami Procedury.

• 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 02 lipca 2025 r.

Uzasadnienie

W dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów implementującą dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii do krajowego porządku prawnego. Ustawa weszła w życie z dniem 25 września 2024 r.

Stosownie do art. 24 ust. 1 ww. ustawy podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w rozdziale 3 ustawy.

Przedmiotowa procedura, stanowiąca załącznik do niniejszego zarządzenia zgodnie z art. 24 ust. 3 pkt 1 ustawy
o ochronie sygnalistów została ustalona po konsultacjach ze związkami zawodowymi działającymi na terenie Szpitala. Brak sprzeciwu do zapisów procedury ze strony poszczególnych związków zawodowych uzyskano
w poniższych terminach:

1. Ogólnokrajowy Związek Zawodowy Lekarzy Oddział Terenowy przy Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku zaakceptował treść procedury w dniu 17.06.2025 r.,
2. Pomorski Międzyzakładowy Związek Zawodowy Psychologów zaakceptował treść procedury w dniu 17.06.2025 r.,
3. Komisja Zakładowa NSZZ „Solidarność” przy Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku zaakceptowała treść procedury w dniu 24.06.2025 r.

Mając powyższe na uwadze podjęcie niniejszego zarządzenia jest uzasadnione.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

• 1.

Na podstawie art. 24 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
(Dz. U. z 2024 r., poz. 928) ustanawia się niniejszą procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych do stosowania w Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku.

• 2.

1. Procedura określa organizację przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa
   i podejmowania działań następczych zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów Ustawy.
2. Procedura ma na celu stworzenie i zagwarantowanie mechanizmów zgłaszania występujących nieprawidłowości związanych z naruszeniem prawa, propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności wśród pracowników Szpitala oraz określenie sposobu postępowania w tym zakresie.
3. Każdemu pracownikowi Szpitala i innym osobom wskazanym w art. 4 ust. 1 Ustawy przysługuje prawo zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu 3 ust. 1 Ustawy oraz ochrona przed działaniami odwetowymi.

• 3.

Użyte w procedurze określenia oznaczają:

• Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928),
• RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
  27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. UE.L.2016.119.1),
• Dyrektor – kierownik Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku zobowiązany do realizacji zadań podmiotu prawnego określonych Ustawą,
• sygnalista – osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publicznie w dobrej wierze informację o naruszeniu prawa w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem,
  na rzecz stron lub uczestników tych postępowań, uzyskaną w kontekście związanym
  z pracą, wymienioną w 4 ust. 1 Ustawy.
• osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
• osoba powiązana z sygnalistą – osoba, która może doświadczyć działań odwetowych,
  w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście w rozumieniu art. 115 11 ustawy
  z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny,
• zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie do bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej Szpitala informacji o naruszeniu prawa,
• naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące obszarów wskazanych w 3 ust. 1 Ustawy,
• działania następcze – działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
• informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
• działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia/osoby powiązanej
  z sygnalistą lub wyrządza lub może wyrządzić wskazanym osobom szkodę, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko nim.

• 4.

1. W toku przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zagwarantowana jest poufność zgłoszenia i danych w nim zawartych oraz zachowanie tajemnicy w trybie i na zasadach określonych w Ustawie.
2. Informacje dotyczące lub pochodzące od sygnalisty mogą być przetwarzane przez Dyrektora Szpitala, Zastępców Dyrektora oraz innych upoważnionych pracowników Szpitala odpowiedzialnych za utrzymanie i funkcjonowanie systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do realizacji zadań w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
3. Wskazani w ust. 2 pracownicy Szpitala są zobowiązani do ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,
   a także wszelkich szczegółów dotyczących naruszenia prawa.
4. Sygnaliście, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej
   z sygnalistą (w tym osobie prawnej lub innej jednostce organizacyjnej) przysługuje, na zasadach i w zakresie określonym w Ustawie, ochrona przed działaniami odwetowymi, represyjnymi oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa.
5. Zabronione są wszelkie formy działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej
   w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, w tym groźby ich spowodowania lub próby ich podejmowania.
6. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi w przypadku gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa podczas dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa.
7. Dokonanie zgłoszenia ze świadomością, że do naruszenia prawa nie doszło podlega odpowiedzialności karnej wynikającej z 57 Ustawy.

• 5.

1. Dyrektor Szpitala wyznacza i upoważnia do przyjmowania zgłoszeń osobę, która jest obowiązana i gwarantuje zachować niezależność, bezstronną weryfikację zgłoszenia, poufność komunikacji z sygnalistą oraz zapewnić ochronę danych sygnalisty i zachowanie tajemnicy, zwaną dalej „Przyjmującym zgłoszenie”. Osoba ta, z zastrzeżeniem zakresu zadań przydzielonych do realizacji przez Zespół, o którym mowa w ust. 2 w razie jego powołania, przyjmuje zgłoszenia wewnętrzne oraz podejmuje działania następcze, w tym weryfikuje zgłoszenia wewnętrzne, prowadzi komunikację z sygnalistą, występuje
   o dodatkowe informacje oraz przekazuje sygnaliście informację zwrotną, a także prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2. Wyznaczenie osoby pełniącej funkcję Przyjmującego zgłoszenie, o której mowa w ust. 1, ma charakter stały. Jednakże w zależności od potrzeby i rodzaju konkretnej sprawy, Dyrektor Szpitala może powołać doraźnie stosownie obsadzony Zespół do prowadzenia postępowania wyjaśniającego (zwany dalej również „Zespołem”) w liczbie od 2 do 5 członków spośród członków personelu Szpitala. Przyjmujący zgłoszenie jest członkiem Zespołu. W skład Zespołu mogą wejść pracownicy Szpitala będący przedstawicielami Działu Kadr i Płac, Działu Prawnego, pracownik Szpitala odpowiedzialny za utrzymanie
   i funkcjonowanie systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do realizacji tych zadań oraz pracownik posiadający merytoryczną wiedzę z zakresu objętego przedmiotem zgłoszenia.
3. Przyjmujący zgłoszenie, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być
   w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia, jak również zostaje wyłączony
   z procesu podejmowania działań następczych.

• 6.

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia naruszeń za pośrednictwem następujących kanałów:
   • pisemnie w postaci papierowej (wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury) na adres do korespondencji, tj. 80-282 Gdańsk, ul. Srebrniki 17 w zamkniętej kopercie, zgodnej ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszej procedury. Zgłoszenie wewnętrzne powinno być zabezpieczone w dodatkowej kopercie.
   • ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty żądania spotkania, przekazanego Dyrektorowi lub Przyjmującemu zgłoszenie pisemnie bądź telefonicznie pod numerem telefonu:
     58 52-47-505. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie (wzór protokołu przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury),
   • poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy umieszczonej przy drzwiach pokoju nr 5 (sala konferencyjna) w budynku administracyjnym nr 17. Skrzynka opróżniana jest codziennie (z wyłączeniem dni wolnych od pracy).

2. Dostęp do kanałów zgłoszenia posiada Przyjmujący zgłoszenie lub członkowie Zespołu.
3. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia,
   w tym co najmniej:
4. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
5. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
6. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,
7. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,
8. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
9. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,
10. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego,
11. oraz inne istotne okoliczności sprawy.
12. Zgłoszenie wewnętrzne anonimowe nie podlega rozpatrzeniu w trybie wskazanym
    w niniejszej procedurze.
13. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazane jest świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń.

• 7.

1. Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego Dyrektor dokonuje formalnej oceny zgłoszenia i podejmuje decyzje o przekazaniu do dalszego procedowania do Przyjmującego zgłoszenie lub o powołaniu Zespołu. Osoby te dokonują oceny zasadności
   i prawdziwości zarzutów sformułowanych w zgłoszeniu wewnętrznym poprzez weryfikację okoliczności i zdarzeń w nim wskazanych ze stanem faktycznym.
2. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
3. Przyjmujący zgłoszenie lub członkowie Zespołu (w zależności od tego kto rozpatruje zgłoszenie) składają każdorazowo pisemne oświadczenie o zachowaniu poufności
   i bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury.
4. W celu dokonania analizy zasadności i prawdziwości zarzutów wskazanych w zgłoszeniu wewnętrznym osoby wskazane w ust. 3 powyżej mogą zwracać się do sygnalisty i innych podmiotów o przekazanie niezbędnych wyjaśnień oraz informacji w wyznaczonym terminie.
5. W ramach działań następczych wskazane w ust. 3 osoby rozpatrujące zgłoszenie wewnętrzne sporządzają i podpisują raport zawierający opis stanu faktycznego i prawnego, dokonanych ustaleń oraz rekomendacje do zastosowania w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.
6. Raport, o którym mowa w ust. 5 przekazywany jest do akceptacji Dyrektora Szpitala. Dyrektor jest również informowany o wynikach postępowania.

7. Po dokonaniu czynności wskazanej w ust. 6 Dyrektor Szpitala lub Przyjmujący zgłoszenie przekazują sygnaliście informację zwrotną o podjętych działaniach następczych.
8. Informacja zwrotna przekazywana jest sygnaliście niezwłocznie, w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego.

• 8.

1. Upoważnieni pracownicy Szpitala prowadzą elektroniczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 5 do niniejszej procedury, którego zawartość chroniona jest hasłem dostępu.
2. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3. Dane zawarte w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Po upływie okresu wskazanego w ust. 3 upoważnieni pracownicy Szpitala usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem. Przepisy ustawy z dnia
   14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie mają zastosowania.
5. Czynności, o której w 4 nie wykonuje się w przypadku gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

• 9.

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, a także próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z przepisami rozdziału 2 Ustawy.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec sygnalistów, będą traktowane jako naruszenie procedury, co może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę, podejmującą działania odwetowe, ze Szpitalem.
4. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze oraz w Ustawie.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

• 10.

1. Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia ewentualnych działań następczych.
2. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty, osoby pomagającej w zgłoszeniu, osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie odbywa się zgodnie
   z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3)), zwanym dalej RODO oraz obowiązującą w Szpitalu polityką ochrony danych.
3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Za usuwanie danych osobowych nie mających znaczenia dla sprawy lub przypadkowo zebranych odpowiada Przyjmujący zgłoszenie.
4. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. Tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona wtedy, kiedy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku
   z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne.
6. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w pkt. 5 właściwy organ lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7. Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne są zbierane i przetwarzane
   w związku z otrzymaniem zgłoszenia wewnętrznego w celu jego weryfikacji oraz podjęcia działań następczych, bez zgody tej osoby.
8. Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO wobec sygnalisty i każdej osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu spełniany jest w momencie, gdy ta osoba jako świadek składa wyjaśnienia
   w ramach prowadzonego przez organizację postępowania wyjaśniającego.
9. Obowiązek informacyjny z art. 14 RODO wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, których dane osobowe zostały przekazane organizacji przez sygnalistę
   w zgłoszeniu spełniany jest, z wyłączeniem art. 14 ust. 2 lit. f) RODO, w terminie określonym w art. 14 ust. 3 RODO.
10. Przepis art. 14 ust. 2 lit. f) RODO stosuje się, jeżeli sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
11. Przepis art. 15 ust. 1 lit. g) RODO w zakresie przekazania o źródle pozyskania danych osobowych stosuje się, jeżeli Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
12. Ochrona poufności obejmuje tożsamość sygnalisty oraz osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu wewnętrznym.
13. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób, o których mowa w ust. 12.
14. Do zachowania poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego oraz osób wymienionych w tym zgłoszeniu zobowiązani są również nieupoważnieni pracownicy, którzy w sposób bezprawny, przypadkowy i niezamierzony weszli w posiadanie tych informacji.
15. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
16. Po upływie okresu wskazanego w ust. 15 pracodawca usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
17. Nie stosuje się powyższego przepisu, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem Wewnętrznym stanowią część postępowań przygotowawczych lub akt spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.
18. Obowiązki informacyjne wobec sygnalisty oraz osób trzecich stanowią załącznik nr 6
    i załącznik nr 7 niniejszej procedury oraz znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Szpitala.

• 11.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, na zasadach i zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 4 Ustawy.
2. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do Rzecznika Praw Obywatelskich (Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) lub właściwego
   w sprawie organu publicznego.

• 12.

1. Zagadnienia nieobjęte niniejszą procedurą regulują przepisy
2. Niniejsza procedura została poddana konsultacjom, zgodnie z art. 24 Ustawy.
3. Wszelkie zmiany niniejszej Procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.

Załączniki do procedury:

Załącznik nr 1  - wzór zgłoszenia naruszenia

Załącznik nr 2 – wzór koperty

Załącznik nr 3 – wzór protokołu przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa

Załącznik nr 4 – wzór oświadczenia o zachowaniu poufności

Załącznik nr 5 – wzór rejestru naruszeń wewnętrznych

Załącznik nr 6 – obowiązek informacyjny wobec sygnalisty

Załącznik nr 7 – obowiązek informacyjny wobec osób trzecich, których dane udostępnił sygnalista.

Załącznik nr 1

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Zgłoszenie wewnętrzne naruszenia prawa

Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

• działam w dobrej wierze,
• posiadam uzasadnione przekonanie, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są prawdziwe i stanowią informację o naruszeniu prawa,
• ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
• jestem świadomy, że podanie nieprawdy podlega odpowiedzialności karnej,
• znana jest mi obowiązująca w Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza
  w Gdańsku Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

……………………………………………………

                  Data i czytelny podpis sygnalisty

Załącznik nr 2

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

NIE OTWIERAĆ

Zgłoszenie - SYGNALISTA

Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku

Dyrektor Szpitala

1. Srebrniki 17

80-823 Gdańsk

FORMAT — A4

Załącznik nr 3

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

1. Data, godzina i miejsce przyjęcia zgłoszenia

……………………………………………………………………………………………………….

2. Imię i nazwisko sygnalisty oraz adres do kontaktu

…………………………………………………………………………………………………………

3. Zwięzły opis sprawy wraz z uwzględnieniem istotnych faktów ...............................................

.……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………..…………

4. Naruszone przepisy prawa

………………………………………………………………………………………………………….

5. Osoba/komórka organizacyjna Szpitala, której dotyczy naruszenie prawa

…………………………………………………………………………….………………………….…

6. Dowody/świadkowie …………………….………………………………………………………….

…………………………………                                              …………………………………

  Podpis przyjmującego zgłoszenie                                                                                       Podpis sygnalisty

.          

Załącznik nr 4

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Gdańsk, dnia ………………………..

Imię i nazwisko upoważnionego pracownika

…………………………………………………..

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że:

1. zobowiązuję się do zachowania poufności w zakresie powziętych informacji i danych osobowych w związku z prowadzonym postępowaniem w sprawie zgłoszenia naruszenia prawa z dnia ……………………... nr ………………..
2. nie pozostaję wobec............................................ w takim stosunku prawnym lub faktycznym oraz nie zachodzą okoliczności mogące budzić wątpliwości co do mojego obiektywizmu i bezstronności w prowadzonym postępowaniu.

………………………………………………..

Data i podpis upoważnionego pracownika

Załącznik nr 5

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Załącznik nr 6

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

KLAUZULA INFORMACYJNA
– wobec osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa

Administrator danych

Administratorem danych jest Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku
z siedzibą przy ul. Srebrniki 17, 80-282 Gdańsk, e-mail: szpital@wsp-bilikiewicz.pl, tel. 58 524 75 00.

Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach związanych
z ochroną danych pod adresem e-mail: iodo@wsp-bilikiewicz.pl.

Cel i podstawa przetwarzania

• 6 ust. 1 lit. c) RODO* – realizacja obowiązku prawnego, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych
  (w szczególności: przyjęcie i weryfikacja zgłoszenia, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenie ze zgłaszającym korespondencji, archiwizacji sprawy),
• 9 ust. 2 lit. g) RODO – gdy przetwarzanie danych jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli dane osobowe szczególnych kategorii zawarte są w zgłoszeniu wewnętrznym,
• 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda** osoby zgłaszającej na ujawnienie swojej tożsamości, która pozwoli nam na ujawnienie tożsamości m.in. osobie, której zgłoszenie dotyczy.

Odbiorcy danych

Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub podpisanych umów. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.

Czas przechowywania

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, czyli przez okres wskazany
w ustawie o sygnalistach.

Prawa osób

Osoby zgłaszające mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz prawo do ograniczenia przetwarzania,
a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Ponadto, w przypadku wyrażenia zgody, prawo do wycofania się ze zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak wymagane w zakresie wskazanym w przepisach prawa. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości weryfikacji i rozpatrzenia zgłoszenia, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego lub nawiązania kontaktu w celu przekazania informacji zwrotnej.

*RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3))

**Zgoda nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym osobę zgłaszającą, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Załącznik nr 7

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

KLAUZULA INFORMACYJNA
– wobec osób, których dane zostały przekazane przez sygnalistę

Administrator danych

Administratorem danych jest Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku
z siedzibą przy ul. Srebrniki 17, 80-282 Gdańsk, e-mail: szpital@wsp-bilikiewicz.pl, tel. 58 524 75 00.

Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach związanych
z ochroną danych pod adresem e-mail: iodo@wsp-bilikiewicz.pl.

Cel i podstawa przetwarzania

• 6 ust. 1 lit. c) RODO* – realizacja obowiązku prawnego w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych
  (w szczególności: przyjęcie i weryfikacja zgłoszenia, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, archiwizacji sprawy),
• 9 ust. 2 lit. g) RODO – gdy przetwarzanie danych jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli dane osobowe szczególnych kategorii zostały zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym.

Odbiorcy danych

Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub podpisanych umów. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.

Czas przechowywania

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, czyli przez okres wskazany
w ustawie o sygnalistach.

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazano powyżej w sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym stanowią część postępowań przygotowawczych lub akt spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

Prawa osób

Osoba, której dane dotyczą posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kategorie danych

Dane podane przez sygnalistę w zgłoszeniu wewnętrznym mogą obejmować dane identyfikujące: m.in. imię
i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, opis naruszenia.

Źródło danych

Źródło danych zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy o sygnalistach nie jest jawne, chyba że sygnalista nie spełni warunków wskazanych w art. 6 ww. ustawy lub wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub przekazanie danych.

*RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3))